Die Vergabe von Rechtsübersetzungen durch Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Kanzleien, die selten bis regelmäßig Rechtsübersetzungen extern an Übersetzungsbüros oder Übersetzungsagenturen vergeben, haben in der Regel keine standardisierten Prozesse, wie Sie Ihren Übersetzungsworkflow managen. Hier ist es meistens wichtiger, dass die Zusammenarbeit mit der Übersetzungsagentur einfach ist und keine komplizierten Plattformen genutzt werden müssen, um die Übersetzungen zu beauftragen oder zu übermitteln. Es hat sich als einfacher erwiesen mit Standardsystemen wie E-Mail und Cloud-Lösungen, wie z.B. Dropbox oder WeTransfer zu arbeiten, die die Firmen in ihrer täglichen Arbeit bereits verwenden, um Ihre Daten sicher zu versenden. Dazu ist auch eine gute telefonische Erreichbarkeit des beauftragten Übersetzungsbüros wichtig, um kurzfristig Informationen zu den laufenden Übersetzungen zu erhalten, oder neue Übersetzungsaufträge anzukündigen. Auch auf Seite des Auftraggebers sollten Sie einen festen Ansprechpartner benennen, der gut und zuverlässig erreichbar ist und für Rückfragen der Übersetzer zur Verfügung steht. So kann kostbare Zeit bei der Anfertigung Ihrer Übersetzungen eingespart werden.

Falls Sie bereits Verträge, Dokumente oder Vereinbarungen übersetzt haben, und diese gerne als Referenzen für Ihre zukünftigen juristischen Übersetzungen nutzen möchten, senden Sie diese mit an Ihre Übersetzungsagentur, und weisen darauf hin, welche Teile der Übersetzung Sie gerne übernehmen möchten. Sollten Sie über ein Glossar, eine Wortliste oder anderes Referenzmaterial verfügen, können Sie auch diese Informationen an Ihr Übersetzungsbüro senden. Sie können auch Negativbeispiele nennen und auf Wörter hinweisen, die Sie auf keinen Fall in Ihren juristischen Übersetzungen sehen möchten. Auch hier verfügen einige Unternehmen bereits über eine „Corporate Language“, auf die seitens des Auftragsgebers viel Wert gelegt wird.

Größere Unternehmen oder Kanzleien, die selbst intern viele Rechtsübersetzungen anfertigen, verfügen oftmals über eigene Prozesse und Softwaretools, um ihren Übersetzungsprozess zu managen. Dann kommt es darauf an, dass die Übersetzungsagentur oder das Übersetzungsbüro, für das Sie sich entscheiden, sich an Ihre Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen kann. Beschreiben Sie Ihren Prozess für Ihre juristischen Übersetzungen idealerweise schriftlich und ergänzen Sie Informationen darüber, welche Tools und Schnittstellen Sie brauchen, um das Übersetzungsbüro optimal in Ihren Workflow zu integrieren. Hierbei kann es auch sein, dass Seitens des Auftraggebers gewisse Zugänge zu proprietären Softwarelösungen eingerichtet werden müssen, damit die Übersetzer die Rechtsübersetzungen direkt im jeweiligen System vornehmen können. Auch hier ist eine sorgfältige Dokumentation der Zugänge und der notwendigen Schritte und Anforderungen sinnvoll, um einen glatten Übersetzungsprozess zu gewährleisten. Es sollte weiterhin ein konkreter Ansprechpartner benannt werden, der den Übersetzern für etwaige Rückfragen und Kommentare zur Verfügung steht. Juristische Übersetzungen lassen sich mit einem strukturierten Workflow gut managen, daher sollte man sich darüber im Vorfeld Gedanken machen.

Zunächst ist es wie so oft: der Bauch entscheidet mit. Achten Sie also auf bei der Auswahl Ihres Sprachdienstleisters auf die folgenden Punkte: Wie ist Ihr erster Eindruck beim Erstkontakt? Erhalten Sie schnell ein Angebot, oder einen Rückruf? Wie ist das Angebot für Ihre Übersetzung gegliedert, haben Sie den Eindruck, dass alles berücksichtigt wurde? Macht Ihr Ansprechpartner einen kompetenten Eindruck und fühlen Sie sich mit Ihrem Anliegen verstanden? Kann das Übersetzungsbüro den gewünschten Liefertermin einhalten, oder berät es sie entsprechend über die notwendige Dauer für eine gelungene Übersetzung? Werden alle Schritte transparent erläutert und kann Ihnen das Übersetzungsbüro auf Nachfrage auch geeignete Referenzen liefern?

Wenn diese Fragen positiv beantwortet werden, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass es sich um ein professionelles Übersetzungsbüro handelt und Sie eine gute juristische Übersetzung erhalten werden.

1. Ermitteln Sie intern genau welchen Bedarf Sie haben, welche Dokumente und Verträge in welchen Formaten vorliegen und welcher Zeitrahmen Ihnen für die Übersetzung zur Verfügung steht und für welchen Zweck Sie die Übersetzungen benötigen, also ob Sie z.B. eine Arbeitsübersetzung benötigen oder eine beglaubigte Übersetzung.
2. Kontaktieren Sie das ausgewählte Übersetzungsbüro und verschaffen Sie sich einen Eindruck über die Kenntnisse und Arbeitsweise. Informieren Sie sich zudem darüber, ob diese Übersetzungen zum Fachgebiet der Übersetzungsagentur gehören und sie damit Erfahrung hat. Klären Sie auch den möglichen Zeithorizont ab.
3. Beauftragen Sie das ausgewählte Übersetzungsbüro und erhalten Sie fristgerecht Ihre Übersetzung für den für Sie vorgesehenen Zweck. Arbeiten Sie bei Rückfragen oder Änderungen eng mit Ihrem Übersetzungsbüro zusammen, damit Sie für sich ein perfektes Ergebnis erhalten.